🧭 La philosophie Orthophinance

Cette section explique l’approche financière proposée par Orthophinance et détaille un certain nombre de points d’attention.

Comment Orthophinance s’insère dans la vie financière du cabinet ?

Flux financiers du cabinet

Le cabinet libéral récolte des gains (à gauche du schéma) qui constituent son chiffre d’affaires :

• Paiement des patients
• Remboursement de l’Assurance Maladie ou des Mutuelles
• Rétrocessions de collaboratrices

De l’argent est “perdu” sous la forme de diverses charges (haut et en bas du schéma):

• Charges d’exploitation (loyer, assurances, matériel, etc)
• Charges sociales (URSSAF et caisse de retraite*)

*CARPIMKO, CARCDSF ou CIPAV selon votre profession

Avec l’argent restant, il faut (droite du schéma):

• Economiser pour ses futures charges sociales et anticiper les régularisations (sur un compte d’épargne professionnel)
• Déterminer sa rémunération réellement utilisable.

Bonne organisation financière du cabinet

Bien que non strictement nécessaire pour l’utilisation d’Orthophinance, le logiciel fait l’hypothèse que vos comptes professionnels et personnels sont séparés, et que les dépenses sont correctement associées à chaque compte.

Ainsi :

• Les dépenses à caractère professionnel sont prélevées sur le compte professionnel
• Les dépenses à caractère personnel sont prélevées sur votre compte personnel, et surtout pas sur votre compte professionnel.

Nous vous invitons à adopter cette séparation car :

• Cela clarifie la gestion des comptes
• Cela simplifie la comptabilité
• Cela vous permet de créer de la visibilité sur vos flux de trésorerie
• Cela fiabilise les résultats d’Orthophinance

Pourquoi séparer compte professionnel et compte d’épargne professionnel ?

Orthophinance distingue un compte professionnel (pour les recettes et charges) et un compte d’épargne professionnel (pour les futures régularisations), mais cette séparation vise avant tout à vous assister dans votre gestion.

Vous pouvez bien entendu utiliser un compte professionnel unique !

Le logiciel gérera alors les virements entre ces deux comptes comme des mouvements purement conceptuels, vous permettant de visualiser clairement la part affectée à la vie courante et celle réservée à votre épargne professionnelle.

Comprendre les charges sociales

Explication détaillée: Comprendre les cotisations

S’il n’y avait pas de charges sociales, on pourrait calculer simplement la rémunération comme la différence entre le chiffre d’affaires et charges d’exploitation.

Le problème : les charges sociales demandées par l’URSSAF et la caisse de retraite ne sont jamais parfaitement ajustées à l’activité réelle du professionnel libéral à un instant donné.

En effet, celles-ci sont calculées sur le bénéfice du cabinet, qui n’est connu qu’en année N+1, après la déclaration des revenus.

Cela crée des décalages dans le temps et le fameux mécanisme de régularisation.

Mais qu’est-ce que la régularisation ?

En année N, les caisses appellent des cotisations provisionnelles, estimées sur le chiffre d’affaires de l’année N-1. Ces cotisations sont calculées sur une estimation de votre bénéfice de l’année N, qui n’est pas encore connu car il le sera en année N+1.

La régularisation arrive en année N+1 et sert à vous faire payer la différence entre les cotisations provisionnelles payées en année N et les cotisations réellement dues pour l’année N. Ces cotisations réellement dues sont connues en année N+1 après la déclaration des revenus perçus en année N.

Pour comprendre, voici un schéma :

Le simulateur Comprendre les régularisations, dans le menu Pour aller plus loin, permet de manipuler ce mécanisme sur des graphes : cotisations versées chaque mois, cotisation réellement due et écart cumulé sur l’année.

L’optique d’Orthophinance : Mettre de côté pour ses futures régularisations

L’approche d’Orthophinance

L’approche d’Orthophinance consiste à calculer en “temps réel” l’assiette de cotisations du cabinet, afin d’en déduire les cotisations réellement dues (définitives) à l’URSSAF et votre caisse de retraite*. *CARPIMKO, CARCDSF ou CIPAV selon votre profession

Ainsi, mois par mois, au lieu d’attendre l’année N+1 pour découvrir le montant de ses cotisations, celles-ci sont calculées progressivement durant l’année N.

Cela permet de facilement et progressivement économiser pour payer ses futures régularisations.

Vue économique et solde bancaire

Orthophinance ne fonctionne pas comme un outil de rapprochement bancaire.

Le logiciel ne cherche pas à répondre directement à la question :

Combien y a-t-il sur mon compte professionnel aujourd’hui ?

Il répond plutôt à une question économique :

Avec l’argent généré par mon activité sur ce mois, combien dois-je réserver pour mes futures régularisations et combien puis-je raisonnablement me verser ?

C’est pour cela que les résultats peuvent différer de votre solde bancaire.

Votre solde bancaire est une photo à un instant donné. Il peut contenir de l’argent accumulé avant le mois en cours, une réserve de sécurité, une rémunération volontairement laissée en attente, ou de l’argent déjà destiné aux régularisations.

Les résultats mensuels d’Orthophinance sont des flux : ils indiquent quoi faire avec le mois qui vient d’être calculé.

Dans son utilisation classique, Orthophinance vous indique ce que vous devez mettre de côté tous les mois.

En effet, Orthophinance calcule des flux. Il indique si vous devez économiser ou retirer vos économies en fonction de votre activité et des prélèvements des charges sociales. Ce flux correspond, pour un mois donné, au :

• minimum d’économies à mettre de côté
• maximum d’argent à retirer du compte d’épargne professionnel

Orthophinance permet également de connaître le montant MINIMUM à avoir sur votre compte à un instant donné afin de payer vos futures régularisations grâce au bloc Trésorerie minimale à conserver de la vue mensuelle.

Montant à avoir sur votre compte

ATTENTION, Orthophinance n’indique pas le montant total devant être sur le compte d’épargne professionnel ! En effet, cela correspond à une préférence personnelle. Certaines personnes ne veulent pas disposer d’un fonds de roulement trop important, et certains veulent disposer de beaucoup d’économie pour parer à toute éventualité.

Le montant indiqué dans le bloc Trésorerie minimale à conserver ne couvre que les futures régularisations. Il ne couvre pas les futures cotisations provisionnelles, ni les potentiels coups durs.

Je peux aussi piloter mes cotisations provisionnelles

Les cotisations provisionnelles peuvent toutefois être modulées auprès de l’URSSAF et de votre caisse de retraite pour éviter d’être surprélevé (si votre activité réelle est inférieure à leur estimation) ou pour ajuster les prélèvements à la hausse si vous savez que votre activité réelle est supérieure à leur estimation.

Pour plus de détails, consultez notre guide sur comment faire baisser ses cotisations provisionnelles.

Mais alors, en pratique, comment gérer ma trésorerie ?

Indépendamment d’Orthophinance, nous vous conseillons de disposer d’un fonds de réserve, c’est à dire d’une somme toujours disponible sur le compte d’épargne professionnel.

Orthophinance indiquera des flux (économiser ou sortir de l’argent), mais il est important que ce compte soit toujours approvisionné avec une somme supérieure à 0.

Ce fonds de réserve sert à absorber des dépenses imprévues comme des erreurs de calculs de la part de l’URSSAF ou de votre caisse de retraite, des problèmes d‘“Avoir” avec ces caisses, des coups durs, etc.

Au minimum, nous vous conseillons de disposer d’un montant de :

(4000 EUR + 0,25 * bénéfice moyen d'une année) * Nombre de mois de sécurité / 12

sur ce compte.

Par exemple, si :

• votre bénéfice habituel est de 30 000 EUR
• vous souhaitez disposer de 6 mois de cotisations de sécurité

alors, vous devez disposer sur ce compte de (4000 + 0,25 * 30 000) * 6 / 12 = 5750 EUR.

Les flux indiqués par Orthophinance (et la trésorerie minimale à conserver) se feront donc par dessus ce fonds de réserve.

Gestion pratique VS. recommandations d’Orthophinance

Par ailleurs, Orthophinance ne donne que des recommandations. Il ne vous impose pas de vous verser exactement le montant de la rémunération utilisable pour fonctionner correctement.

En effet, vous pouvez indiquer la rémunération que vous vous êtes effectivement versé pour le mois dans le module dédié. Dans l’exemple ci-dessous, le praticien (qui est au régime réel ici) se verse 2 800 euros bien qu’il ait la possibilité de se verser 3 115 euros. Le bloc affiche la différence pour le mois et depuis janvier.

Orthophinance vous permet de facilement comparer le total de vos versements avec la somme des recommandations des différents mois en vous proposant une vue annuelle. Ainsi vous pouvez facilement moduler les versements en fonction de votre situation tout en gardant un suivi très précis.

Dans cet autre exemple ci-dessous, Orthophinance indique une rémunération utilisable de 2 903 euros en janvier, 2 609 euros en février et 3 071 euros en mars. Le praticien se verse 2 800 euros par mois et la colonne TOTAL de la dernière ligne indique une différence positive de 173 euros entre ce qu’il pouvait se verser et ce qu’il s’est versé.